Produktive Meetingkultur

Wer kennt das nicht? Eine Besprechung reiht sich an die nächste und am Ende des Arbeitstages hat man das Gefühl, nichts wirklich „geschafft“ zu haben. In manchen dieser Meetings fragt man sich, warum man – neben mehreren anderen Personen, die mit diesem Thema nur am Rande zu tun haben – dazu eingeladen wurde. Und wenn Kollege Müller nachfragt, was eigentlich vor 4 Wochen in der letzten Sitzung zu diesem Themenbereich besprochen wurde, wünscht man sich, weit weg zu sein. In solchen Fällen hilft es, Regeln für eine effektive Meetingkultur zu erstellen und zu kommunizieren, damit sich diese Grundlagen im Unternehmen, in der Abteilung oder im Team etablieren können. Hier geben wir einige Tipps, die dabei helfen, Besprechungen im Büro oder Online produktiver zu gestalten.

Zielsetzung und Agenda
Klar formulierte Themen und Ziele sind das A und O jedes Meetings. Soll das Team bei Thema A zu einer Entscheidung kommen? Geht es bei Tagesordnungspunkt 2 um einen ersten Erfahrungsaustausch? Kommuniziere diese Agenda und Zielsetzungen bei der Einladung zur Besprechung sowie am Beginn des Treffens, damit alle Beteiligten wissen, was sie erwartet und was von ihnen erwartet wird. Ein:e Moderator:in sollte darauf achten, dass die Agenda eingehalten und die Ziele erreicht werden.

Personenkreis und Einladung
Überlege dir genau, welche Personen etwas zu welchem Besprechungsgegenstand beitragen können. Vielleicht ist es sinnvoller, getrennte Termine für spezifischere Themen anzusetzen, damit sich niemand die Hälfte der Zeit langweilt? Stelle außerdem sicher, dass alle Teilnehmer:innen über die notwendigen Informationen verfügen, die für das Erreichen der Ziele nötig sind: Wer soll zur Besprechung welche Unterlagen mitbringen? Gibt es Material zur Vorbereitung, das mit der Einladung verschickt werden kann?

Anfang und Ende der Besprechung
Es klingt trivial, ist aber in der Realität oft nicht selbstverständlich: Meetings sollten immer pünktlich beginnen. Außerdem ist es hilfreich, vorab einen Zeitpunkt für das Ende festzulegen. Falls innerhalb dieser Zeit nicht alle geplanten Themen besprochen werden können, sollte man direkt einen weiteren Termin vereinbaren, statt einfach weiterzumachen. Versuche dann für die nächste Besprechung genauer einzuschätzen, wie viel Zeit nötig ist - Zieldefinition und Agenda helfen dir dabei.

Notizen und Nachbereitung
Selbst wenn eine Besprechung produktiv geführt wurde, die Ziele schnell erreicht werden konnten und alle Teilnehmenden zufrieden waren, sobald man einige Tage oder Wochen später Informationen aus dem Meeting benötigt, sind sie nicht mehr so präsent. Verschriftliche die Inhalte oder zumindest die Ergebnisse von Sitzungen deshalb immer zeitnah mithilfe von Protokollen, die allen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden, um später darauf zurückgreifen zu können – und damit sich auch Kollege Müller nach seinem Urlaub auf den neuesten Stand bringen kann.

Technik und Tools
Mittlerweile gibt es unzählige Hilfsmittel, mit denen Besprechungen effektiver durchgeführt werden können: Das Flipchart im Konferenzraum ist nicht nur Dekoration, sondern kann für das Festhalten von Ergebnissen und Zuständigkeiten genutzt werden. In Online-Meetings kann die Möglichkeit der Aufzeichnung oder Live-Transkription für die Dokumentation des Besprochenen genutzt werden. Digitale Kanban-Boards und andere Projektmanagement-Tools können ebenfalls helfen, Meetings zu strukturieren und produktiver zu gestalten.